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Saiba como a gestão de dados pode ajudar a sua empresa
09 de Julho, 2014

Dados sobre encomendas, documentos onde estão inscritos os pagamentos aos fornecedores e os recebimentos dos clientes, ficheiros que analisam os fluxos de caixa, folhas com o pagamento dos salários, pastas onde estão contabilizados os compromissos com o fisco, a segurança social e os bancos… o leque de informação que tem de ser gerida e controlada por uma empresa, mesmo de pequena dimensão, pode ser avassalador. Mas é exatamente essa gestão de informação e de dados que permite monitorizar a saúde de uma empresa. O problema é que gerir todo o fluxo de dados, números e estatísticas de uma empresa nem sempre é fácil ou barato.

Pedro Perfeito, especialista em tecnologias de informação e ‘business intelligence’ (gestão e análise de dados), explicou ao Saldo Positivo que algumas empresas acabam por fazer grandes investimentos em ‘software’ e soluções de gestão de dados muito dispendiosas, mas também muito complexas e com baixos índices de utilização entre os colaboradores e de retorno ao nível da eficácia da gestão.

Mas não tem de ser assim. “Cada vez mais as empresas têm a preocupação de reduzir custos. Como tal, gastar menos com ‘software’ e potencializar as ferramentas que já existem é um objetivo cada vez mais importante, a que tenho assistido em grande parte das empresas”, confirmou o especialista em tecnologias de informação. Foi exatamente a pensar na necessidade das empresas portuguesas em adotar estratégias de gestão com um menor impacto orçamental que a Associação Nacional de Jovens Empresários criou o ‘workshop’ “Soluções low-cost de apoio ao negócio e à decisão ”, lecionado por Pedro Perfeito e com o objetivo de identificar ferramentas de baixo custo que permitam gerir os fluxos de informação empresarial, aumentando o grau de eficiência e inovação.

 

O que é e como se utiliza o ‘business intelligence’?

Antes de passar à prática, é importante perceber: o que é, afinal, o ‘business intelligence’? Indicado para grandes, médias e até pequenas empresas, trata-se de um sistema que permite reunir os dados mais importantes de uma empresa a partir de diferentes fontes, o que possibilita a análise e a integração dessas mesmas informações provenientes de diversas áreas da empresa. “O ‘business intelligence’ é uma prática que permite analisar informação de forma inteligente, detetar desperdícios, identificar tendências e analisar desempenhos”, explica Pedro Perfeito.

Desta forma, é possível conhecer a rentabilidade de produtos, o desempenho das equipas de trabalho, identificar nichos de mercado, acompanhar as oportunidades sazonais, criar e acompanhar indicadores e cruzar todas estas informações para a análise dos fatores críticos do negócio. As vantagens estendem-se ainda à identificação de necessidades, à descoberta de problemas desconhecidos pelos gestores e à identificação de novas oportunidades de crescimento.

“O tempo de registar informação em papel ou de forma descentralizada já passou. As empresas que pretendem manter-se competitivas têm de recorrer a ferramentas tecnológicas de apoio à gestão, que permitam monitorizar indicadores de desempenho e análise de desvios, desde informação mais agregada até à mais detalhada”, aconselha Pedro Perfeito.

O especialista destaca como ferramentas ‘lowcost’ de Business Intelligence “o Microsoft Excel, como ‘front-end’ principal da solução, e o Microsoft SQL Server, como ‘back-end’ da solução, através de um repositório de informação que servirá de base para a visão 360º do negócio”. No caso específico do Excel, que “tem evoluído muito nos últimos anos e foi enriquecido com funcionalidades para quem analisa informação agregada de gestão”, o formador da ANJE refere que pode ser uma importante ferramenta de gestão ‘lowcost’, em combinação com outra ferramenta de gestão de bases de dados, onde a informação fica alojada e, a partir da qual, pode ser partilhada por todos na organização.

As folhas de cálculo têm ainda a vantagem de ser de fácil utilização e do agrado de muitos utilizadores. “A forma intuitiva como é possível visualizar e explorar informação permite um melhor acompanhamento do desempenho do negócio e, como consequência, uma melhoria na sua gestão”, conclui Pedro Perfeito.